Klachtenprocedure

Wij gaan ervan uit dat u zich bij ontevredenheid in eerste instantie tot de projectleider wendt. Het doel van onze klachtenprocedure is om een oplossing te vinden op het moment dat opdrachtgever en projectleider er samen niet uitkomen. Dat doel werkt twee kanten op: we willen uiteraard u als opdrachtgever zo goed mogelijk verder helpen, maar ook onze organisatie verbeteren en als team ervan leren.

De procedure is als volgt:

1. U kunt een klacht indienen bij iedere medewerker, of via het algemene e-mailadres: info@regelink.nl.
2. Wij delen uw klacht direct op ons interne forum, zodat het hele bedrijf op de hoogte is van de klacht.
3. Een medewerker binnen het bedrijf krijgt de rol van kwaliteitscoördinator, en heeft de taak om de klacht naar tevredenheid op te lossen.
4. Deze kwaliteitscoördinator neemt telefonisch contact op met de opdrachtgever om de klacht nader te bespreken.
5. Wanneer het vanwege de aard van de klacht nodig is, of als de opdrachtgever dat wenst, organiseren we een gesprek met de opdrachtgever, de betreffende projectleider en de kwaliteitscoördinator, met als doel om samen tot ene passende oplossing te komen. De kwaliteitscoördinator heeft hierin de rol van mediator.
6. De kwaliteitscoördinator schrijft een kort verslag over de uitkomsten van het overleg en stuurt dit naar de opdrachtgever en de projectleider. Beiden krijgen vijf dagen de tijd om aan te geven of de klacht daarmee naar tevredenheid is afgehandeld.
7. Is de klacht niet naar tevredenheid afgehandeld, dan wordt de klacht bij de branchevereniging (Netwerk Groene Bureaus) gemeld. Daar zal de reguliere klachtenprocedure in werking treden. Het staat opdrachtgevers vrij een klacht direct bij het Netwerk Groene Bureaus te melden.